TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM                  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG                                    Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

************                                                       ***************

Số: 691/TĐT-TCHC                                TPHCM, ngày 07 tháng 07 năm 2008,

THÔNG BÁO

(V/v giao ban định kỳ ở các đơn vị)

KÍNH GỬI: CÁC KHOA, PHÒNG, BAN TRỰC THUỘC

Sau hơn 1 năm thực hiện Qui định 81/TĐT-QĐ ngày 29/01/2007 về vấn đề họp giao ban, công tác này ở cấp trường đã đi vào nề nếp. Tuy nhiên, vì giao ban định kỳ đơn vị thời gian qua, nhà trường vẫn để các đơn vị tự thu xếp; do vậy, tại đợt kiểm tra hoạt động giao ban định kỳ các đơn vị trực thuộc cuối tháng 06/2008, ngoài một số đơn vị thực hiện rất tốt hoạt động này (như Khoa quản trị kinh doanh; Kế toán-tài chính; Phòng trung học chuyên nghiệp; Công tác chính trị học sinh-sinh viên); nhìn chung công tác này vẫn chưa đồng bộ và nề nếp ở những đơn vị khác. Vì qui mô công việc và dịch vụ của trường, của các đơn vị ngày càng lớn, hoạt động giao ban định kỳ là rất cần thiết. Để đưa hoạt động giao ban định kỳ vào bài bản, nay nhà trường ban hành một số qui định bổ sung Qui định 81 với các nội dung sau:

1. Từ 01/09/08 trở về sau, trong 10 tháng làm việc (của 2 học kỳ chính khóa) các đơn vị của trường (trừ các Trung tâm trực thuộc sẽ có qui định riêng) mỗi tuần phải họp giao ban định kỳ 1 lần. 2 tháng của học kỳ hè họp giao ban ít nhất 1 lần/1 tháng. Ngày và buổi giao ban cụ thể trong tuần do Trưởng đơn vị quyết định sao cho phù hợp giờ giấc làm việc của đa số thành viên.
2. Nội dung tối thiểu phải có trong 1 phiên họp giao ban đơn vị gồm: 1) các thành viên đơn vị báo cáo tình hình công việc tuần vừa qua, xin ý kiến về những phát sinh ngoài thẩm quyền xử lý; 2) Trưởng đơn vị nhận xét hiệu quả, chất lượng và tiến độ công tác của từng người, cho ý kiến xử lý những phát sinh; 3) Trưởng đơn vị hoặc Thư ký thông báo  những tình hình mới nhất của trường, đọc nguyên văn những văn bản cấp trường gửi xuống trong tuần để tất cả mọi người trong đơn vị cùng biết (kể cả những văn bản có sự vụ không liên quan trực tiếp đến đơn vị mình); 4) Trưởng đơn vị rút kinh nghiệm chung công việc tuần qua; 5) tiến hành phân công công việc mới cho từng thành viên, trong đó, nhấn mạnh nội dung phải làm, mục tiêu phải đạt, minh chứng phải có, thời gian tối đa để hoàn tất, cách thức kiểm tra việc thực hiện, thời điểm báo cáo lại trong giao ban cho mọi người cùng rõ...,. Nhà trường khuyến khích các đơn vị đa dạng hơn nữa nội dung giao ban ngoài những nội dung tối thiểu này.
3. Cuộc họp giao ban định kỳ có thể kết hợp để giải quyết những chương trình hay công việc chuyên đề mới phát sinh (thí dụ: chỉnh sửa chương trình, thay đổi môn học; kiểm điểm công tác chủ nhiệm hay cố vấn lớp; họp về web hay tài liệu-học liệu...). Nhưng đơn vị không được dùng những cuộc họp chỉ giải quyết  các chuyên đề như đã thí dụ để xem là họp giao ban định  kỳ; do giao ban định kỳ có những nội dung riêng biệt phải bảo đảm
4. Đầu cuộc họp, Trưởng đơn vị phải phân công cụ thể người ghi Biên bản giao ban. Người ghi biên bản có trách nhiệm ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc cuộc họp; từng nội dung, từng lời phát biểu của các thành viên trong đơn vị và ý kiến cuối cùng của Trưởng đơn vị; khuyến khích việc ghi càng chi tiết càng tốt. Tuyệt đối không ghi biên bản kiểu gạch đầu dòng; cuối buổi họp, phải ký tên chỗ: Người ghi biên bản và trình Trưởng đơn vị (hoặc Phó hay Trợ lý chủ trì) ký chỗ ghi: Người chủ trì cuộc họp.
5. Trưởng đơn vị phải phân công một người quản lý Biên bản họp giao ban sao cho biên bản phải được dễ dàng tiếp cận với mọi người để ai cũng có thể đọc lại những nội dung mình phải thực hiện trong tuần.
6. Không dùng Sổ ghi Biên bản giao ban để ghi chép nội dung các cuộc họp khác không phải là cuộc họp giao ban định kỳ (thí dụ như họp Hội đồng khoa học; Họp cán sự lớp; Họp giảng viên chủ nhiệm hay cố vấn lớp; Sinh hoạt học thuật...). Những hoạt động này phải có sổ ghi riêng để dễ theo dõi, truy cập thông tin.
7. Vào ngày thứ sáu cuối cùng của tháng cuối cùng trong mỗi quí 3 tháng, Thư ký đơn vị có trách nhiệm nộp Biên bản giao ban về Phòng tổ chức-hành chính. Phòng này căn cứ biên bản, tổng hợp tình hình giao ban trong quí của đơn vị và báo cáo Hiệu trưởng cho ý kiến.
8. Giao Phòng quản trị thiết bị vào tháng 08 hàng năm (bắt đầu từ năm 2008), trang bị cho mỗi đơn vị một sổ cái khổ A3 để làm Sổ ghi chép Biên bản giao ban. Phòng mua một loại sổ thống nhất; trình bày ngoài bìa cùng một tiêu đề: BIÊN BẢN GIAO BAN ĐỊNH KỲ; tít trên là TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG và tên đơn vị; tít dưới ghi năm học mà cuốn sổ này được dùng (thí dụ: NĂM HỌC 2008-2009). Đợt cấp sổ đầu tiên không trễ hơn 20/08/2008.
9. Các đơn vị có nhiệm vụ tập hợp tất cả Biên bản giao ban định kỳ từ tháng 08/2008 trở về trước, lưu tại một nơi dễ thấy của đơn vị để nhà trường có thể kiểm tra lại thông tin khi cần; và thành viên đơn vị có thể tìm đọc dễ dàng. Tuyệt đối không bỏ lạc các biên bản giao ban đã qua.
10. Giao Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trong chỉ đạo thực hiện những nội dung liên quan tại thông báo này kể từ ngày ký.

Đề nghị các đơn vị thực hiện đúng, nghiêm túc hoạt động giao ban để nề nếp quản lý của trường ngày càng bài bản hơn. Trân trọng.

HIỆU TRƯỞNG

(Đã ký)

Tiến sĩ LÊ VINH DANH

Nơi nhận:

1. Như trên.
2. Các trung tâm (để biết).
3. Lưu HT, TCHC.